Factuur maken als ZZP'er: wat moet erop staan?
Een factuur is geen briefje met een bedrag erop. Er gelden een paar vaste eisen, en een factuur die daar niet aan voldoet kan voor problemen zorgen - bij je eigen administratie, of bij de aftrek van btw bij je klant.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
De precieze regels kun je het beste bij de Belastingdienst of je boekhouder natrekken, maar een aantal onderdelen keert bij vrijwel elke factuur terug:
- Een doorlopend, uniek factuurnummer. Geen gaten en geen dubbele nummers - een factuurnummer moet een klant en de Belastingdienst kunnen volgen.
- De factuurdatum. De datum waarop je de factuur uitschrijft.
- Je bedrijfsgegevens. Naam, adres en woonplaats, je KvK-nummer en je btw-nummer.
- De gegevens van je klant. Naam en adres van de klant die je factureert.
- Een duidelijke omschrijving. Welke werkzaamheden of diensten heb je geleverd, en in welke hoeveelheid.
- Het bedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag. Zowel het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief, als het btw-bedrag zelf moeten zichtbaar zijn.
Veelgemaakte fouten
Een factuurnummer met gaten of dubbele nummers. Dit gebeurt snel als je facturen los in Word of Excel opmaakt, en een concept per ongeluk overschrijft of overslaat.
Het verkeerde btw-tarief, of btw helemaal vergeten. Vooral bij een mix van werkzaamheden - bijvoorbeeld arbeid tegen het verlaagde tarief en materiaal tegen het algemene tarief - gaat dit weleens mis.
Een vage omschrijving. “Werkzaamheden volgens afspraak” zegt een klant, en later jezelf, niets meer over wat er precies is gedaan.
Ontbrekend KvK- of btw-nummer. Vaak simpelweg vergeten op een handmatig gemaakte factuur, met als gevolg een factuur die niet aan de eisen voldoet.
Praktische tips
Verstuur je factuur zo snel mogelijk na afronding van de klus - hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat details vervagen en hoe later je wordt betaald. Houd één vast systeem aan voor je nummering, zodat je nooit hoeft te puzzelen wat het volgende nummer moet zijn. En bewaar je facturen: als ondernemer ben je verplicht je administratie een aantal jaren te bewaren, ook na het versturen van de factuur zelf.
Facturen maken in Calculizing
In Calculizing krijgt elke factuur automatisch een doorlopend nummer, zonder gaten. Je bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer staan er automatisch op, en je maakt een factuur vanuit een offerte, vanuit een klus, of helemaal los. Meer over wat er allemaal bij factureren komt kijken lees je op de prijzenpagina, onder “Factureren en overzicht”.
Voor je volgende klus
Meteen vastleggen, niet achteraf uitzoeken.
Leg je volgende klus direct vast in Calculizing en werk vanuit dezelfde gegevens verder naar je offerte, klus en factuur.